כשהיומן כבר חתום על ידי המפקח או מנהל עבודה לא ניתן לדווח /לעדכן ביומן (השדות צבועים באפור כהה ולא מופיעה המילה עדכן ) .
רק מי שחתם יכול לבטל את החתימה ולפתוח את היומן לדיווח מחדש.
החתימות מופיעות מתחת לשדה של הערות מנהל עבודה/מפקח עם זיהוי של שם החותם,תאריך ושעה.
סיבה נוספת שיכולה להיות היא שאין למשתמש הרשאה מתאימה לדיווח ביומן.